会議、しんどくないですか?

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ある日突然、あなたが会議を主催する事になったら、主催者としてうまく取り纏める自信ほありますか?
 
 
このうまく取り纏めるとは、みんなが発言するとか、議論が活発だったとかが重要視される事がありますが、
 
実は、そういった話は会議における途中経過であって、実は会社にとってはあまり重要ではありません。
 
 
もちろん社内のコミュニケーションとしての意味はありますし、それが目的であればなんら問題はないです。
 
 
しかし、本来の会議の目的は違うケースがほとんどかと思います。
 
 
その会議の目的、主旨、参加メンバー、場所、時間、進め方、これらをまとめて5W1Hですね。
 
 
ここを明確にして開催する必要があります。
 
 
しかしながら、実際の会議というのは、
 
 
・会議本来の目的が時間とともに曖昧になる
・決定事項が不明確
・中身の割に時間が掛かり過ぎる
・必要な人が参加してない、逆に関係のない人が参加している
・環境や状況が変わっているのに昔のままの体制で続けている
 
 
そんな会議を経験した事はありませんか?
 
 
もし今、そんな会議に参加している、主催している、参加や主催する事になったという方に是非読んで頂きたい内容です
 
 

会社における会議の意味と目的

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社内外で行う打合せやミーティングは様々なものがあると思いますが、基本的に私の考える会議の定義とは、
 
会社全体、又はその中の組織の意思決定と記録の場です。
 
 
当然そこには議事録が必要ですから、何かあった時になぜそういう決定が、
 
誰がどの様にして下したのか?という事が遡れなければなりません。
 
まさに責任と権限と軌跡のある場が会議です。
 
 
しかし、なぜか一般的にいい会議、目標とされる会議は、みんなが意見を出し合って
 
白熱した議論を交わせる会議がいい会議というイメージがありませんか?
 
 
それが悪いとは言いませんが、本来の目的を逸脱してみんなが発散出来ているだけでは意味がありませんよね。
 
参加者は充実感や達成感があると思いますが。
 
その様な議論は、会議の前に他部署との打合せや自部署のミーティングで行うべきものと考えます。
 
 
日本では”根回し”という言葉がネガティブなイメージとして考えられている気がしますが、本来、会議は主催者が
 
しっかりと関係各部署と打合せをしていい意味での根回しをするべきで、会議当日に想定外な事実や意見で出て
 
八方塞がりな状態になる事の方が、よっぽど会社全体から見て参加者の時間コストや施策の遅延による損害が大きいのです。
 
 
私も最初は、事前に関係各部署に色々話をするのはなんかズルをしているイメージがあったのですが、
 
会議は裁判ではないので他部署に勝つ負けるという意識で行なっている場合は会社全体としての成長は見込めないでしょう。
 
 
会議で自分の部署に有利な決定が下されれば確かに嬉しいですが、会社から見てトータルで損失になっているとしたら
 
当然いずれは会社が衰退していく訳です。
 
 

理想的な会議の進め方

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では、一番理想的な会議とはどの様な状態なのでしょうか?
 
 
ますば、開始時間。
 
当然遅刻者は0であるべきです。
 
 
仕事は様々な連絡や問合せがあるのが当然ですが、それを理由に遅刻を認めていればキリがありません。
 
例えば30人の週一会議で1人の遅刻者を10分待った場合の会社損失は、参加者の平均時給を3000円とした場合で、
 
3000円x29人÷6=14500円
 
これを定常的に一年間繰り返すと
 
14500円x50回=725000円
 
70万円以上のコストが無駄使いされている訳です。
 
 
さらに悪いのは、一事が万事で時間的なルーズはあらゆる場面で悪影響が出る事が多いです。
 
これについてはまた、別の機会にお話しします。
 
 
次に会議自体。
 
これは議題内容は事前に関係各部署がしっかりと吟味し、分からない部分は主催者を通して確認済みなので
 
基本誰も不明点はありません。
 
内容で納得いかない部分も事前に調整済みなので各部署の対立も基本的にはありません。
 
 
しかし、どうしても事前に合意が出来なかった部分はここで議論する必要があるでしょう。
 
 
そして、議案に関して責任者が判断を下して、これを議案の数だけ決定すれば会議は終了です。
 
 
あまりにも、淡白で味気ないものほど、会議としては成功です。
 
 
そんなの会議じゃないし意味がないと思われるかも知れません。
 
 
しかし、手段が目的化した結果が今の会議の形をあまりにも変えすぎて
 
今日の会議になってしまっているのではないでしょうか?
 
 
改めて、何のために会議をしているのか?と考えてみてはいかがでしょう?
 
もちろんその結果が現状の会議で問題無ければ何も変える必要はありません。
 
 
 

まとめ

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・会議は、責任と権限と軌跡のある場
・事前に調整が出来ていればいるほどいい会議
・時間通りに始まって、終了時間が短ければ短いほどいい会議
・主催者は会議の成功の為に惜しみなく関係各部署に対して時間を使う必要がある
 
 
いかがでしょうか。
 
 
先ほどの若干極端とも思える会議の進め方を少しでもイメージして頂きたいです。
 
 
そのイメージから、少しでも会議に対する改善の必要があるかもと何かのヒントにして頂けたら幸いです。
 
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